System ERP dla grawerni laserowej

LaserProdukt graweruje laserowo na zlecenie - część robót na własnym materiale, część na materiale powierzonym przez klienta, a część u klienta na miejscu. To trzy różne sposoby rozliczenia tej samej maszyny i trzy różne komplety informacji do zebrania przy każdym zamówieniu.

Systemu nie było żadnego. Zlecenie przychodziło mailem i w mailu zostawało: ustalenia w wątku, wycena w odpowiedzi, zmiana ilości gdzieś niżej, potwierdzenie w kolejnej wiadomości. Żeby powiedzieć, na czym stoi konkretna robota, trzeba było znaleźć właściwy wątek i przeczytać go od początku.

Najwięcej czasu zjadał jednak magazyn. Stan materiału istniał wyłącznie jako suma tego, co ktoś pamiętał i co zdążył sprawdzić na półce, więc raz w tygodniu ktoś siadał i liczył od nowa. Ten czas nie szedł na obsługę kolejnego zlecenia. Problemem nie był brak programu, tylko to, że każda odpowiedź o stanie firmy wymagała zebrania jej ręcznie.

Od czego zaczęliśmy

Od drogi zlecenia, nie od ekranów. Przeszliśmy ją od zapytania mailem do momentu, w którym pieniądze są na koncie, i przy każdym kroku pytaliśmy, kto tę informację ma i gdzie ona wtedy leży.

Wyszły dwie rzeczy, których nie było w opisie zlecenia:

• Zlecenie nie jest jednym procesem. Są trzy typy - materiał własny, materiał klienta i usługa u klienta - a różnią się tym, co trzeba wpisać i co schodzi z magazynu. Jeden uniwersalny formularz albo pyta o rzeczy, których przy danym typie nie ma, albo milczy o tych, które są potrzebne.
• Firma nie potrzebowała pełnego ERP. Fakturowanie działało gdzie indziej i miało działać dalej. Brakowało części pomiędzy: zlecenia, materiału i pieniądza widzianego na poziomie roboty, a nie dokumentu księgowego.

Druga obserwacja przesądziła o zakresie - i o tym, czego świadomie nie zbudowaliśmy.

Co zbudowaliśmy

Panel w przeglądarce, w którym rdzeniem jest zlecenie. Formularz dopasowuje pola do typu roboty, a wycena liczy się z czasu pracy lasera razy stawka razy ilość, powiększona o materiał i transport - albo zostaje wpisana ręcznie, gdy cena jest ustalona inaczej. Zlecenie prowadzi swój cykl statusów od wyceny do rozliczenia, a decyzja klienta o ofercie zapisywana jest osobno, bo odrzucona oferta też jest informacją.

Wokół tego stoi reszta: kartoteka kontrahentów zasilająca nagłówki dokumentów, katalog artykułów ze stawką grawerowania i czasem lasera, wielopozycyjne dokumenty WZ z własną numeracją i PDF-em oraz raporty kontroli jakości z edytowalną tabelą kryteriów. Pulpit zbiera to w liczby - zlecenia, przychód, należności, rozbicie po statusach i skuteczność ofert - z filtrami po dacie, kontrahencie, artykule i statusie.

Stan magazynu jest wynikiem, nie polem do wpisania

Kluczowa decyzja: stanu magazynowego nie da się w tym systemie edytować. Wynika z ruchów - przyjęć, wydań i korekt - i tylko z nich.

Widać to w codziennej pracy. Wejście zlecenia w status „w realizacji” samo zdejmuje materiał z magazynu, bo w tym momencie materiał faktycznie trafia pod laser. Status „wydane” zapala się dopiero wtedy, gdy dokumenty WZ pokryją całą zamówioną ilość - nikt nie odklikuje go z ręki.

Pole do wpisania stanu wygląda na wygodne dokładnie do pierwszej pomyłki, po której nikt już nie wie, czy błąd jest na półce, czy w rubryce. Stan liczony z ruchów zawsze da się rozłożyć na to, co go zbudowało.

Czego świadomie nie zbudowaliśmy

Poza zakresem zostały fakturowanie i KSeF, magazyn z zamówieniami do dostawców oraz CRM. To nie było przeoczenie ani cięcie budżetu: każda z tych rzeczy albo działa w firmie gdzie indziej, albo rozwiązuje problem, którego ta firma na tym etapie nie ma.

Całość stoi za logowaniem z weryfikacją dwuskładnikową (F2A) i kluczami passkey, bez publicznej rejestracji - konta zakłada administrator. To panel z cenami, marżą i kartoteką klientów, więc samo hasło jest za małym zabezpieczeniem.

Jak poszło wdrożenie

Standardowo i bez zwrotów akcji: etap, pokaz, uwagi, kolejny etap. Klient oglądał działający ekran zamiast opisu i zgłaszał uwagi do tego, co widział - przy systemie złożonym z sześciu części to jedyny sposób, żeby wyłapać brakujące pole, zanim obrośnie w resztę.

Uczciwie: nie było tu momentu, w którym trzeba było coś cofać, i nie mamy z tego projektu historii o starciu z zespołem ani o źle założonym procesie. Podejrzewamy, że to skutek przyciętego zakresu - część, której nie budowaliśmy, to jednocześnie ta, w której takie wdrożenia najczęściej się zapętlają.

Co się zmieniło po starcie

Uczciwie o pomiarze: czas odzyskany na magazynie to szacunek właściciela sprzed wdrożenia, a nie wynik dwóch pomiarów, bo wcześniej firma niczego nie mierzyła. Liczba nowych kontrahentów bierze się już z samego systemu - to rekordy przybywające w kartotece w ciągu miesiąca, zakładane przy okazji zlecenia, a nie w osobnym kroku „dodaj klienta”.

Zmiana, której nie widać w liczbach, dotyczy pytań, jakie właściciel może teraz zadać. Wiedza o tym, co się sprzedaje i które wyceny kończą się zleceniem, była rozproszona po wątkach mailowych - dało się ją odtworzyć, ale kosztem wieczoru. Teraz skuteczność ofert jest pozycją na pulpicie, więc pytanie „czy warto brać takie roboty” przestało być kwestią wrażenia.

Otwarte zostało to, co świadomie zostawiliśmy poza zakresem. Jeśli firma zdecyduje się kiedyś wystawiać dokumenty sprzedażowe z tego samego miejsca, dane są już w jednym systemie i w jednym formacie - ale to będzie osobna decyzja, a nie coś, co domknęliśmy po cichu przy starcie.