Protokół serwisowy a faktura: gdzie gubi się tydzień
Usługa w poniedziałek, faktura pod koniec miesiąca. Dlaczego protokół serwisowy zatrzymuje fakturowanie i jak skrócić tę drogę do kilkunastu minut.
Technik kończy przegląd w poniedziałek rano. Klient podpisuje protokół, technik wkłada kartkę do teczki i jedzie pod kolejny adres. Do biura wraca w czwartek albo w przyszłym tygodniu, zależy od trasy.
Faktura wychodzi wtedy, gdy ktoś w biurze przepisze dane z tej kartki do programu księgowego. Między wykonaniem usługi a wystawieniem dokumentu mija tydzień, dwa, czasem miesiąc - i nie dzieje się to dlatego, że ktoś się obija.
Protokół serwisowy jest w większości firm dokumentem, od którego zależy faktura. Dopóki fizycznie nie dotrze na biurko, pieniądze wiszą. To nie jest problem księgowości ani techników - to jest problem przepływu dokumentu.
Ten tekst nie jest o wyborze programu do fakturowania. Jest o tym, dlaczego dokument, który już powstał i został podpisany, potrzebuje jeszcze tygodnia, żeby zamienić się w fakturę - i co konkretnie da się z tego tygodnia odzyskać, nie wymieniając niczego, co dziś działa.
Gdzie dokładnie zatrzymuje się protokół
Warto rozróżnić dwa opóźnienia, bo mają różne przyczyny i różne koszty naprawy.
Pierwsze to transport: papier jedzie w aucie i dociera wtedy, gdy technik wraca do bazy. Drugie to przepisywanie: ktoś w biurze bierze kartkę i wprowadza te same dane drugi raz, do programu, który ma już kartotekę klienta. Pierwsze opóźnienie liczy się w dniach, drugie w godzinach pracy miesięcznie.
Elektroniczny protokół likwiduje pierwsze od razu. Drugie znika dopiero wtedy, gdy system serwisowy i program do fakturowania wymieniają dane między sobą, a nie przez człowieka. To są dwa osobne kroki i można je zrobić w odstępie kilku miesięcy.
Co musi się zgadzać, żeby faktura wystawiła się sama
Automatyczne fakturowanie brzmi jak funkcja, a jest konsekwencją porządku w danych. Bez tego porządku żaden system tego nie zrobi.
Trzy rzeczy muszą być wspólne dla obu programów:
- Ten sam klient po obu stronach. Jeśli w systemie serwisowym jest „Kowalski sp. z o.o.”, a w programie księgowym „KOWALSKI SP Z OO”, to są dla komputera dwie różne firmy. Potrzebny jest wspólny identyfikator, najczęściej NIP.
- Ta sama pozycja cennikowa. Przegląd, dojazd, robocizna, część - każda z tych rzeczy musi mieć odpowiednik w programie do fakturowania, razem ze stawką VAT.
- Jednoznaczny moment zamknięcia zlecenia. System musi wiedzieć, kiedy zlecenie jest gotowe do fakturowania, a kiedy jeszcze nie. Zwykle tym momentem jest podpis klienta pod protokołem.
Jeśli te trzy rzeczy są uporządkowane, reszta jest kwestią połączenia. Jeśli nie są, integracja tylko przyspieszy powielanie bałaganu.
Warto od razu zaplanować czwartą rzecz, o której zwykle nikt nie myśli na starcie: drogę powrotną z faktury do protokołu. Numer zlecenia zapisany na dokumencie i link do konkretnego protokołu sprawiają, że przy reklamacji albo pytaniu klienta nikt nie szuka po datach. To kosztuje kilka minut przy projektowaniu i oszczędza godziny przy pierwszym sporze o zakres wykonanych prac.
Czy trzeba wymienić program księgowy
Nie. To jest najczęstsze nieporozumienie w tej rozmowie i zwykle najdroższe.
Księgowość nie musi zmieniać narzędzia, żeby przestać przepisywać protokoły. Musi tylko dostawać dane, zamiast je wpisywać.
Program do fakturowania, w którym Wasza księgowa pracuje od lat, zna wszystkie wyjątki, ma podpięte konta i wystawia dokumenty poprawnie. Wymiana go, żeby zyskać automatyczne fakturowanie, to rozwiązywanie małego problemu przez stworzenie dużego. Podłączamy się do tego, co działa, i dokładamy brakujący kawałek po stronie serwisu - podobnie jak przy wyborze między gotowym a dedykowanym systemem.
Co zrobić, gdy program nie ma API
Zdarza się, zwłaszcza przy starszym oprogramowaniu instalowanym lokalnie. To nie kończy tematu, tylko zmienia sposób.
| Sytuacja | Co da się zrobić |
|---|---|
| Program ma API | Dane idą w obie strony automatycznie, w czasie rzeczywistym |
| Program ma import z pliku | System serwisowy generuje plik w oczekiwanym formacie, księgowa wczytuje go raz dziennie |
| Program ma wspólną bazę danych | Odczyt kartoteki klientów bezpośrednio, zapis fakturowania przez plik |
| Program jest zamknięty całkowicie | Zostaje elektroniczny protokół i koniec przepisywania z papieru, ale nie z ekranu |
Nawet ostatni wiersz jest wart zachodu. Skrócenie drogi protokołu z tygodnia do kilkunastu minut zmienia moment fakturowania, nawet jeśli ktoś dalej przenosi dane ręcznie między dwoma oknami.
Zlecenia, które nie kończą się fakturą
Automatyzacja fakturowania rozbija się najczęściej nie o te zlecenia, które trzeba zafakturować, tylko o te, których nie wolno. A jest ich w serwisie zaskakująco dużo.
Naprawa gwarancyjna, poprawka po własnej reklamacji, wizyta rozliczana w ramach stałej umowy z ryczałtem, przegląd wliczony w cenę sprzedanego wcześniej urządzenia - każde z nich wygląda w systemie tak samo jak zlecenie płatne, a kończy się inaczej.
Jeśli system tego nie rozróżnia, dzieje się jedna z dwóch rzeczy. Albo ktoś w biurze sprawdza ręcznie każde zlecenie przed fakturowaniem i wtedy nie ma żadnej automatyzacji, tylko przeniesiona praca. Albo faktury wychodzą do klientów, którzy nie powinni ich dostać, i firma traci więcej na tłumaczeniu się, niż zyskała na skróceniu obiegu.
Rozwiązanie leży w typie zlecenia, nadawanym w momencie jego tworzenia, a nie zamykania. Dyspozytor przyjmujący zgłoszenie wie, czy to gwarancja, czy usługa płatna - technik w terenie już niekoniecznie, a księgowość dowiaduje się ostatnia.
Faktura nie ma się wystawiać po każdym zamkniętym zleceniu. Ma się wystawiać po każdym zamkniętym zleceniu, które komuś się fakturuje - a to jest zupełnie inna reguła.
Warto przy okazji policzyć, jaki procent zleceń u Was nie kończy się dokumentem. W serwisach sprzedających urządzenia bywa to jedna trzecia i wtedy ta reguła jest najważniejszą częścią całej integracji.
Od czego zacząć
Zanim zaczniecie rozmawiać o integracji, zróbcie pomiar, który zajmie tydzień:
- Zapiszcie dla dziesięciu ostatnich zleceń dwie daty: dzień wykonania usługi i dzień wystawienia faktury. Różnica między nimi to Wasz realny koszt.
- Sprawdźcie, ile z tych dni to transport papieru, a ile czekanie w biurze. Te dwie liczby wskazują, od czego zacząć - od protokołu wypełnianego na telefonie czy od połączenia systemów.
- Zapytajcie księgową o jedno: ile razy w miesiącu musi dopytywać technika o dane z protokołu. To jest koszt, którego nie widać w żadnym zestawieniu.
Jeśli różnica dat wynosi kilka dni, macie problem transportowy i tańsze rozwiązanie. Jeśli kilkanaście - problem jest w biurze i tam trzeba szukać.
Te trzy pomiary to początek szerszego rachunku. Jak przeliczyć je na godziny i na pieniądze - razem z pozycjami, których w tym zestawieniu nie ma, jak protokoły, które nie wracają, i powtórzone wizyty - rozkładamy w tekście o tym, ile naprawdę kosztują papierowe protokoły serwisowe.